Oplysningspligt

Oplysningspligten følger af databeskyttelsesforordningens art. 13 og 14. At have oplysningspligt betyder, at kommunen på eget initiativ skal give den registrerede (typisk borgere og medarbejdere) en række informationer, når der indsamles oplysninger om dem. Kommunen skal aktivt give oplysningerne til borgere/medarbejdere. Det er ikke tilstrækkeligt at have oplysningerne liggende på en hjemmeside.

Indsamling skal forstås som situationer, hvor kommunen indsamler oplysninger direkte hos borger/medarbejder. Der er også tale om indsamling når en borger uopfordret henvender sig til kommunen og derved afgiver oplysninger om sig selv, samt når kommunen modtager oplysninger om en borger fra en tredjemand

Når der behandles personoplysninger om borgere eller medarbejdere, er det kommunen som er ansvarlig for de data, der behandles. Derfor er det også kommunen, der er ansvarlig for at oplyse borgere og medarbejdere om behandlingen.

Oplysningspligten gælder i forhold til alle borgere/medarbejdere, der indsamles eller modtages oplysninger om. Pligten gælder uanset om oplysningerne indhentes hos den pågældende borger/medarbejder eller hos en tredjemand.

Hvis borgeren skal udfylde en ansøgning, blanket eller lignende, der skal indleveres i papirform, kan oplysningerne være en del af ansøgningen eller blanketten. Indsamles der personoplysninger via hjemmeside, eksempelvis gennem ansøgningsblanketter, kan oplysningspligten opfyldes ved at den registrerede skal afkrydse at vedkommende er indforstået med at, personoplysningerne behandles, samt de øvrige oplysninger der følger med oplysningspligten. Oplysningspligten kan også opfyldes via et klikbart link i f.eks. en mail eller et dokument. Linket skal føre direkte til den specifikke oplysningsskrivelse. Ligeledes kan oplysningspligten opfyldes via en QR-kode.

Når kommunen indhenter oplysninger hos borgere/medarbejdere

Indsamler kommunen oplysninger hos borgere/medarbejdere skal oplysningerne omfattet af oplysningspligten gives samtidig med at oplysningerne indsamles.

Henvender borgeren eller medarbejderne sig selv til kommune skal oplysningerne gives så tidligt som muligt og inden for 10 dage.

Når kommunen indhenter oplysninger om borgere/medarbejdere hos andre

Indsamler kommunen oplysninger om en borger eller medarbejder hos andre end den pågældende selv, skal oplysninger omfattet af oplysningspligten gives så tidligt som muligt og inden for 10 dage. Dette gælder også hvis Randers Kommune modtager oplysninger direkte fra en anden dataansvarlig. Se dog undtagelsesbestemmelserne nedenfor.

Skal borgeren alligevel kontaktes i løbet af kort tid, fordi borgeren for eksempel skal partshøres om de indsamlede oplysninger, kan oplysningerne gives på dette tidspunkt. Oplysningerne må aldrig gives senere end en måned efter indsamlingen.

Når oplysningspligten skal opfyldes, er det et krav at oplysningerne gives til borgeren/medarbejderen på en tydelig, kortfattet og letforståelig måde. Oplysningerne skal være tydeligt adskilt fra andre oplysninger. De oplysninger der altid skal gives er:

• At Randers Kommune er dataansvarlig, samt kontaktoplysninger hos kommunen.
• Kontaktoplysninger til kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO)
• Formålet med den behandling som personoplysningerne bruges til
• Retsgrundlaget for behandlingen
• Hvis kommunen i henhold til en lov eller bekendtgørelse har ret eller pligt til at indsamle personoplysningerne, skal du oplyse om, hvilken lov eller bekendtgørelse, der er tale om, samt om muligt henvise til det relevante kapitel.
• Om oplysningerne videresendes til behandling hos andre – eksempelvis andre kommuner, SKAT eller databehandler
• De store faste leverandører, der er relevante for behandlingen skal navngives i oplysningspligten. Det kan være leverandører som Microsoft, KMD mv.
• Om personoplysningerne overføres til tredjelande
• Tidsrummet som personoplysningerne vil blive behandlet i. Hvis der ikke er et fast tidsrum, skal der oplyses om kriterierne for, hvornår oplysningerne slettes.
• Du må opbevare så længe der er et sagligt formål. Husk arkivreglerne inden du sletter.
• At borgeren eller medarbejderen har forskellige rettigheder. Eksempelvis retten til indsigt, berigtigelse og indsigelse mod behandlingen
• Retten til at trække samtykke tilbage hvis behandlingen er baseret på samtykke
• At borgeren eller medarbejderen kan klage til Datatilsynet
• Om behandling af personoplysninger er nødvendige for, at borgeren eller medarbejderen kan få hjælp af kommunen, samt eventuelle konsekvenser ved ikke at give personoplysningerne.

Bliver oplysningerne indsamlet fra en anden end borgeren eller medarbejderen selv, skal der udover ovenstående punkter også oplyses om:

• Hvilke type oplysninger der behandles. Er det almindelige personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller følsomme personoplysninger.
• Hvor kommunen har modtaget oplysningerne fra, også selvom der er tale om offentligt tilgængelige oplysninger.

Oplysningerne skal som udgangspunkt kun gives én gang, hvilket vil sige, at kan man f.eks. ved et barns skolestart beskrive den behandling (formål), der vil ske gennem hele skoleperioden, skal oplysningspligten i princippet kun gives en gang. I den forbindelse kan hentes inspiration i kommunens art. 30 fortegnelse. For mere info om dette kan du henvende dig til kommunens databeskyttelsesrådgiver

Ønsker kommunen at bruge personoplysningerne til andre formål end det, der først er oplyst borgeren/medarbejderen, skal kommunen oplyse om dette, fordi det nye formål danner grundlag for en ny oplysningspligt.

Uagtet at der er hjemmel til at viderebehandle personoplysninger jf. f.eks. art. 6, stk. 4, udløser det forhold, at der sker behandling til et nyt formål en fornyet oplysningspligt. Videregivelse og behandling til forskning, statistik samt ledelsesinformation anses efter omstændighederne som et nyt formål og udløser en fornyet oplysningspligt, hvorfor disse formål bør indskrives i den oprindelige oplysningsskrivelse, for at undgå tvivl (Jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 4 – se Karnov note 78, samt Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven med kommentarer (Kristian Korfits Nielsen og Anders Lotterup) s. 482 og frem).

Hvis borgeren/medarbejderen er bekendt med ALLE de oplysninger som skal gives i henhold til oplysningspligten, skal oplysningerne ikke gives igen. Det er kommunen der har bevisbyrden.

Hvis det er umuligt eller vil kræve en uforholdsmæssig indsats at opfylde oplysningspligten kan kommunen ligeledes undtages fra at iagttage sine oplysningspligt. Bestemmelsen er navnlig tænkt anvendt ifbm. videnskabelige/statistiske formål. Herudover kan det være umuligt at opfylde oplysningspligten, hvis man kun har et alm. navn som Jens Jensen (ingen adresse eller CPR-nr.).

Hvis Kommunen udtrykkeligt ved lov er pålagt at indsamle eller videregive personoplysninger, kan man undlade at iagttage oplysningspligten.

Som det helt klare udgangspunkt skal borgeren og medarbejdere skriftligt orienteres om de oplysninger som vedkommende har ret til. Oplysningerne skal gives elektronisk, hvis det er mest hensigtsmæssigt.

Anmoder borgeren om at modtage oplysningerne mundtligt skal det kunne dokumenteres, at der er modtaget en mundtlig anmodning, at borgerens identitet er sikret og at oplysningerne er givet til borgeren.

Nedenfor er en skabelon, der kan bruges når det er nødvendigt at behandle personoplysninger om borgere eller medarbejdere i Randers Kommune, hvorefter oplysningspligten skal overholdes. Skabelonerne, der bygger på vejledningsmateriale fra Datatilsynet, er opbygget, så de kan bruges alle steder, hvor kommunen skal varetage sin oplysningspligt i forbindelse med behandling af en borgers eller medarbejders personoplysninger. Der skal kun redigeres i de dele af skabelonen, hvor der står, at der skal indsættes informationer. Det er vigtigt, at alle udfyldningsfelter bliver udfyldt og at der tages grundigt stilling til den tekst, der indsættes. Kun hvor der står, at det er valgfrit at udfylde felter, kan hjælpeteksten slettes uden af være udfyldt. Den resterende tekst, der ikke er hjælpetekst, må ikke fjernes, da indholdet af dette er lovkrav.

Oplysningsskrivelserne skal løbende ajourføres ved relevante ændringer. Ligeledes skal det jævnligt tjekkes at relevante links mv. fortsat er aktive.