Om afdelingen
Kommunikationsafdelingen udfører arbejde, der både understøtter kommunens arbejde som koncern og udviklingen af Randers Kommune som samfund.
Kommunikations opgaver
- Generel information til borgere og erhvervsliv om alt fra vejarbejde, pladsanvisning, bestilling af pas til formidling af tilbud og aktiviteter til borgere
- Formidling af beslutninger fra byråd og fagudvalg
- Formidling af større indsatser, tiltag og planer
- Pressemeddelelser
- Pensionistavis
- Information til medierne til brug for artikler m.m.
- Tekst/indhold til pjecer, flyere, breve og hjemmeside
- Video- og fotoproduktion
- Byrumskommunikation/outdoor
- Sociale medier
- Taler
- Nyhedsbreve (f.eks. erhvervsnyhedsbrevet og julenyhedsbrevet)
- Markedsføringskampagner.
- Oprettelse af digitale høringer, herunder oprettelser af formularer og sider til de enkelte høringer samt drift af høringsportalen
- Bidrage til udvikling af gode borgermøder
- Afvikling af digitale borgermøder herunder opsætning og afvikling af stream
- Interaktion med og inddragelse af borgere på sociale medier
- Kvalitative og kvantitative brugerundersøgelser inklusive forslag til forbedringer.
- Rådgivning af forvaltningerne og udformning af materialer med afsæt i at formidle bedst muligt til målgruppen om tilbud, forandringer, aktiviteter, indsatser, værdier, mål, begivenheder m.v.
- Udarbejdelse af strategiske kommunikationsplaner, kriseberedskaber og eksekvering af kommunikationen på tværs af platforme og medier.
- Kommunikation af større projekter (f.eks. forårsrengøring i midtbyen og Vi Cykler Til Arbejde) på tværs af forvaltningerne og formidling af, hvad der sker i hverdagen
- Udformning af information til nyhedsbreve, nyheder på broen og andre systemer.
- Drift af randers.dk, herunder opbygning og optimering af informationsarkitektur
- Kvalitetssikring af indhold i samarbejde med forvaltningerne
- Institutionernes hjemmesider, herunder skoler, dagtilbud, ældrecentre, specialinstitutioner m.fl.
- Kultur og fritid, herunder Randers Naturcenter, Detsker.dk, Museum Østjylland, m.fl.
- Kampagnesider, f.eks. sosuiranders.dk, hemmelighedenomranders.dk, tidsrejsen.dk, hjemmesider til bosætningskampagner, Bo i Naturparken, julebyenranders.dk, randersdox.dk og tilsvarende hjemmesider i forbindelse med kampagner
- Drift af Broen
- Undervisning af ca. 150-200 webredaktører og rådgivning for at sikre, at hjemmesider for de enkelte emner og institutioner er letforståelige og med altid opdateret information til borgerne
- Udarbejdelse af undervisningsmateriale og vejledninger
- Support
- Brugeroprettelse og rettighedstildeling
- Domænehåndtering
- Implementering og vedligehold af chatbot
- Administration og drift af Siteimprove til statistik og kvalitetssikring.
- Udarbejdelse af vejledninger
- Indkøb og implementering af tilgængelighedsværktøjer
- Monitorering og kvalitetssikring af dokumenter
- Support af stabene og tilgængelighedsansvarlige/second level-support
- Udarbejdelse og vedligeholdelse af tilgængelighedserklæringer på over 140 forskellige hjemmesider.
- Monitorering og kvalitetssikring af hjemmesider i forhold til databeskyttelsesloven
- Løbende sikring af overholdelse af cookieforordningen
- Deltagelse i GDPR-gruppen.
- Udvikling, drift og vedligehold af formularer (selvbetjeningsløsninger) via systemet XFlow, f.eks.:
- ansøgningsskemaer
- tilmeldinger til arrangementer
- bestillinger
- indsendelse af oplysninger/dokumentation
- høringer
- GIS-indberetninger
- spørgeskemaer
- anmodninger om services
- indmeldelser
- samtykkeerklæringer
- henvendelser med følsomme oplysninger
- Udvikling, drift og vedligehold af formularer (selvbetjeningsløsninger) via Umbracos formularværktøj (f.eks. tilmeldinger og idéer fra borgere).
- Drift og vedligehold af EG selvbetjening der bruges til KL-blanketter.
- Sikring af GDPR og webtilgængelighed via ovenstående systemer.
- Administration af billeddatabaserne Skyfish og Colourbox
- Administration af iPaper til større online magasiner
- Udarbejdelse af skabeloner til bl.a. PowerPoint og undervisning
- Administration af Infomedia til overvågning af medieomtale
- Administration af Vocast til udsendelse af meddelelser til pressen.
- Krisekommunikation ved f.eks. brande, ulykker og kritiske situationer i kommunen
- Rådgivning og udformning af materialer ved kritiske situationer som f.eks. forældrekonflikter.
- Formidling af information via medier, annoncer m.m. om tilbud til borgere, erhvervsliv og gæster i kommunen, f.eks. årets Randersborger, turisme, oplevelser i kommunen, kultur, fritidsmuligheder, naturoplevelser, erhvervsservice, salg af grunde, klimastrategi, bosætning og vækst.
- Tilrettelæggelse af mediebegivenheder for at fremme forståelse og inddragelse i kommunens mål, f.eks. om at rejse skov, fremme bæredygtighed, formidle hvad midler er sat til – det kan være åbning af dagtilbud, indvielse af legeplads eller invitation til at plante ålegræs
- Udvikling og eksekvering af faste årlige kampagner (f.eks. Julebyen Randers), indsatser for at fremme gæster i midtbyen og bosætning, sundhedskampagner, kampagner for folkeskolerne, erhvervsservice, klimaservice, rekruttering osv.
- Indkøb af markedsføringsplatforme, forhandlinger og udarbejdelse af materialer til annoncer, bannere, bussider og outdoor samt
- Udarbejdelse af materiale til alle platforme
- Udarbejdelse og implementering af materiale til e-mailsignatur samt drift af system til dette.
- Handleplaner og markedsføringskampagner for bosætning vedtaget af udvalg og byråd
- Gennemgang af analyser og statistikker i forhold til bosætningstendenser
- Udvikling og koordinering af aktiviteter, der både taler til potentielle tilflyttere og borgere
- Kreative kampagner og arrangementer (fra messer til møder) der sætter fokus på de unikke muligheder, som Randers Kommune tilbyder
- Hjælp når:
- virksomheder flytter til området
- større personalegrupper skal flyttes til afdelinger i Randers
- der afvikles åbent hus i boligforeninger
- der laves præsentation af nye boligområder
- en potentiel tilflytter gerne vil høre lidt mere om kommunen
- Planlægning af årets møder for kommunens ambassadører
- Messer - booking af standplads og planlægning messestandens udseende
- Samarbejde med frivillige organisationer og erhvervsliv om at fremme bosætning
- Samarbejde med ejendomsmæglere og reklame for grundsalg.
- Randers Forebygger – kommunikation
- Bevæg Dig For Livet – som visionskommune der har en aftale med DGI og DIF, har vi særligt fokus på kommunikation og indsatser om bevægelse
- Ren Randers – kommunikation, markedsføring og eventafvikling samt samarbejde med frivillige med det formål, at Randers bliver en renere by
- Randers Cykelby – kommunikation og events
- Nordbyen Kalder – kommunikation, markedsføring og events
- Videnssamarbejde – udformning af tekster, fælles samarbejde med eksterne
- Gudenåsamarbejdet – produktion af podcast fra Randersegnen, udformning af fortællinger om Gudenåen for at fremme kendskab og viden om oplevelser
- Naturkort med formidling af naturture i Randers Kommune
- PR og markedsføring af forskellige events, såsom Randers Festuge, RANDERS:DOX m.fl.
- Klimabroen.
- Kommunikationsnetværk for samarbejdspartnere for i fællesskab at markedsføre oplevelser i Randers Kommune, f.eks. en årlig julekampagne for oplevelser i Randers november og december med markedsføring på sociale medier, outdoor i f.eks. Aarhus, i aviser m.v.
- Ambassadørnetværk for at fremme kendskab til Randers Kommune.
- Politikker, strategier og vision
- Pjecer, flyers og plakater
- Outdoor-materialer – busreklamer, ABRIBUS i det offentlige rum og info/reklame på infoskærme ved indfaldsvejene
- Online – infoskærme, bannerannoncer på f.eks. onlineaviser og jobrekrutteringssider (f.eks. reklame for begivenheder, generel information til borgere eller jobopslag for rekruttering af ny chef)
- Annoncer i trykte medier – generel information, salg af byggegrunde, bosætningskampagne samt diverse kampagner
- Kampagnematerialer – roll-up, postkort osv.
- Håndtering og drift af infoskærme og det bagvedliggende system
- Oprettelser af QR-koder og administration af system til dette
- Sikring af rød tråd i grafiske opgaver for hele kommunen.
- Tilforordnede - udarbejde indberetningsskemaer over tilforordnede til vælgerforeningerne samt trække lister over partiernes tidligere tilforordnede (sendes sammen med indberetningsskemaerne)
- Behandle modtagne indberetningsskemaer – flettes med valgregister
- Udsendelse af spørgeskema til borgere og kommunale medarbejdere, som tidligere har givet tilsagn om deltagelse som tilforordnet, om de stadig ønsker at deltage ved valghandling
- Rekruttering af ekstra tilforordnede (borgere og medarbejdere) via bannerannonce på onlineaviser, infoskærme og Facebook
- Indarbejdelse af tilbagemeldinger fra borgere og kommunale medarbejdere i valgregistret
- Tjek af samtlige tilforordnede – opfylder de kravene for at deltage som valgtilforordnede
- Flette og udsende indkaldelsesbreve via Digital Post til tilforordnede
- Behandle afbud fra tilforordnede – sker løbende helt frem til valgdagen
- Løbende dialog med repræsentanter fra vælgerforeninger, borgere og kommunalt ansatte – tilforordnede og reserver
- Udarbejdelse af diverse materialer til "valgmappen" – materialer som de tilforordnede skal bruge på valgdagen og til fintællingen
- Udtræk af lister over valgstyrere til brug for indberetning til afstemningsbogen samt indkaldelse til brevstemmekontrol
- Udtrække lister over antal tilforordnede fordelt på afstemningssteder til brug for bestilling af forplejning på valgdagen og fintællingen
- Lister over formænd, sekretærer og medhjælpere
- Plakater til ophængning i valglokalerne
- Pakning af valgmaterialer
- Lister til brug for udbetaling af honorarer
- Opgørelse over antal afbud/deltagere fordelt på partier
- Valgkampagner – markedsføring og inddragelse.